Regalos corporativos para marcas de café y té en Shopify

Una marca de café o té en Shopify gestiona los regalos corporativos vendiendo a una empresa un lote de regalos a un precio fijo por persona y entregando a cada destinatario un código de un solo uso. El destinatario elige un café o un té, escoge la molienda, el tueste o el descafeinado y escribe su dirección. Un pedido borrador de 0 USD llega a tu administrador, tú lo tuestas o lo envasas bajo demanda y lo envías. La diferencia clave respecto a otras categorías es que el producto lleva un reloj encima.

Por qué las empresas compran café y té como regalo

El café y el té son ese raro regalo que casi todo el mundo en una oficina puede usar. Son consumibles, no abarrotan una mesa, funcionan para equipos remotos y resultan detallistas cuando la marca tiene una historia, como una finca de origen único o una mezcla con el nombre de una ciudad. Las ocasiones habituales son los regalos de Navidad, las cajas de bienvenida a nuevas incorporaciones, los agradecimientos a clientes, las bolsas de regalo de congresos y eventos y los programas de reconocimiento en los que un responsable quiere enviar algo pequeño.

No tengo una referencia fiable de presupuesto por persona para esta categoría, así que no daré ninguna. Sí puedo ofrecer un dato sobre los regalos a clientes en EE. UU.: el IRS limita la deducción de los regalos de empresa a 25 USD por persona y año (consulta la Publicación 463 del IRS); es una norma estadounidense que no se aplica a los regalos al personal. Si tu comprador está en España, el artículo 15.e de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades permite deducir las atenciones a clientes o proveedores con el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del periodo, y los regalos a empleados pueden tributar como retribución en especie; cómo encaja en cada caso lo decide el gestor del comprador. Una sola bolsa de café cabe con holgura en presupuestos de regalo moderados, lo que hace del café una opción natural para un tramo más bajo.

El problema real: la frescura frente al momento del canje

El café se juzga desde la fecha de tueste. La Specialty Coffee Association describe que el CO2 abandona rápidamente los granos enteros durante los primeros 20 días después del tueste y se ralentiza de forma acusada después, y afirma que el café en grano puede considerarse razonablemente fresco durante unas tres semanas (consulta el artículo de la SCA sobre el café fresco). El mismo artículo dice que el café molido pierde su CO2 a los pocos minutos de molerse y es fresco durante aproximadamente una hora. Otros tostadores dan ventanas más cortas para métodos de preparación concretos, así que toma las tres semanas como una guía aproximada y no como una regla.

Piensa ahora en cómo funcionan los regalos corporativos. Una empresa compra 80 regalos en octubre. Las tarjetas salen la primera semana de diciembre. Los destinatarios canjean entre el 1 de diciembre y el 15 de enero. Si tostaste un stock para todo el lote en octubre, el último destinatario recibe un café que supera con creces las tres semanas. Si tuestas al canjear, cada destinatario recibe una bolsa fresca cuando canjee. Un flujo basado en códigos encaja con el café justo por esto: no se hace nada hasta que el destinatario lo pide.

Tuesta y envasa bajo pedido

Cuando un canje llega a tu administrador de Shopify como pedido borrador de 0 USD, entra en tu cola normal de preparación. Si tuestas en días fijos, dile al comprador en el presupuesto que los regalos salen el siguiente día de tueste, e indica cuál es. Pon «sale en un plazo de 5 días desde el canje» en la tarjeta si es verdad. Una fecha que puedes cumplir vale más que una promesa de rapidez que no puedes cumplir.

Imprime la fecha de tueste en la bolsa y menciónala en la nota de regalo. Un destinatario que ve «tostado esta semana» entiende el valor sin que se lo digan.

Deja que el destinatario elija molienda y tueste

En el formulario de regalo de Seed, un destinatario puede elegir una variante en cualquier producto que tenga más de una. Lo comprobé en el código del formulario de regalo: el formulario lee las variantes de Shopify de cada producto y muestra un selector para cualquier producto con varias. Los precios nunca se muestran. Para el café, configura las variantes en Shopify como molienda (grano entero, filtro, espresso, prensa francesa) y nivel de tueste cuando corresponda. Para el té, usa variantes de formato (hebra suelta o bolsitas).

No te saltes la opción de molienda. Muchas personas en la oficina y en casa no tienen molinillo, y una bolsa de granos enteros que no se puede usar es una decepción. El café molido se pasa antes, así que muele al envasar y envía en uno o dos días.

Descafeinado, infusiones y quienes evitan la cafeína

Un regalo para toda la empresa llega a personas que no toman café con cafeína. Pueden estar embarazadas, ser sensibles a la cafeína o preferir simplemente el té. Un conjunto solo con café con cafeína las excluye en silencio. En cada tramo, incluye un descafeinado y un té o una infusión de hierbas sin cafeína. Estas opciones te cuestan poco y elevan el número de destinatarios que canjean.

Diseño del conjunto de elección

Funciona un conjunto de tres a seis productos. Uno equilibrado se parece a esto:

• Un café de origen único o una mezcla de la casa insignia.
• Un segundo tueste con un perfil distinto, por ejemplo claro frente a oscuro.
• Un descafeinado.
• Una opción de té o de infusión de hierbas.
• Un accesorio en el tramo alto, como un goteador para filtro o una taza.

Las notas de cata ayudan a los destinatarios a elegir, así que mantén una descripción de una línea en cada producto. Evita la jerga. «Achocolatado y de baja acidez» dice más a un destinatario que una puntuación.

Envío

El café tostado y el té seco son estables en el estante y no se derriten, así que el calor es un problema menor que con el chocolate, pero el tiempo de tránsito sigue envejeciendo el producto. Elige un servicio de transportista que encaje con tu plazo de entrega prometido y envía a principios de semana. Para paquetes internacionales, revisa las normas de importación de alimentos del destino y declara un valor realista en el formulario de aduana aunque el total del pedido sea 0 USD (consulta cómo fijar un valor declarado en aduana). No he verificado las normas de importación de alimentos de países concretos, así que confirma con tu transportista antes de aceptar a un comprador de ultramar.

Cómo estructurar la oferta

Tramos por presupuesto

Los tramos de café y té son sencillos. Un tramo bajo podría incluir una bolsa, un tramo medio una bolsa más un segundo artículo y un tramo alto una bolsa, un té y un accesorio. En Seed, cada tramo es una campaña dentro de una organización, que es el registro de la empresa compradora. Construyes un tramo con una banda de precio (mínimo incluido, máximo excluido), una lista elegida a mano o una colección de Shopify en vivo. Una colección en vivo es útil para el café, porque los orígenes únicos de temporada rotan. Cambia la colección en Shopify y el formulario de regalo la sigue.

Ojo con una cosa: la banda de precio se aplica al precio de cada variante. Si tus bolsas de 340 g y de 900 g caen en bandas distintas, solo las variantes dentro de la banda se pueden seleccionar. Eso puede ser una ventaja: impide que un destinatario del tramo bajo elija la bolsa grande.

Códigos, tarjetas y el enlace compartido

Generas un código de un solo uso por destinatario y exportas un CSV por tramo. El comprador imprime las tarjetas o envía los códigos por correo. Todos los códigos van a la misma página permanente, que puede estar en tu tienda en una ruta como marca.com/regalo. El destinatario introduce el código, elige un regalo y una variante, escribe su dirección y un pedido borrador de 0 USD aparece en tu administrador. Ves los códigos emitidos, canjeados y pendientes por empresa. Cada tramo tiene dos códigos de prueba que quedan fuera de los totales. Canjea uno para probar tu embalaje y comprobar cuánto tarda todo el proceso.

Cuando ya existe una lista de direcciones

Si el comprador ya tiene todas las direcciones y quiere enviar la misma bolsa a todos en una misma fecha, una app de pedidos en bloque como Send To Many puede encajar mejor. El flujo de códigos es mejor cuando faltan direcciones, cuando los destinatarios eligen su molienda y tueste y cuando quieres tostar bajo pedido. Consulta la comparativa de apps de regalos corporativos para más detalle.

Cómo venderlo

Los compradores de café y té son responsables de oficina que surten la cocina, responsables de RR. HH. que gestionan programas de reconocimiento, equipos comerciales que agradecen a clientes, organizadores de eventos y pequeñas agencias. La suscripción es un paso natural: un destinatario al que le encanta el café se convierte en cliente. Pon un enlace de suscripción en la caja y trata cada código canjeado como un lead, no solo como un envío.

Calendario: el Q4 es el pico, así que presupuesta en septiembre y cierra a principios de noviembre. Ofrece un lote permanente a las empresas que quieran regalos de bienvenida durante todo el año. Para eventos, cuenta hacia atrás desde la fecha y deja una semana para tostar y enviar.

Cuentas de precio, con cifras hipotéticas

Estas cifras son inventadas a modo de ilustración.

• El comprador quiere 80 regalos a 32 USD por persona: 2.560 USD facturados.
• Conjunto de elección: una mezcla de la casa de 340 g, un origen único, un descafeinado y una lata de té. El coste puesto en almacén va de 7 a 11 USD, así que calcula el precio sobre 11 USD.
• Caja, tarjeta y relleno: 3 USD por persona, es decir, 240 USD.
• Envío: 6,50 USD por paquete, es decir, 520 USD.
• Coste: 80 x 11 USD = 880 USD, más 240 USD y 520 USD = 1.640 USD. Beneficio bruto: 920 USD, alrededor del 36 %.

Ese margen es más estrecho que en otras categorías, así que el valor del café corporativo está en el volumen y en la suscripción posterior, no en el primer pedido. Si 10 de los 80 destinatarios se suscriben, el primer pedido ya ha cumplido su función. El plan Corporate cuesta 249 USD al mes. Consulta la página de precios.

Lista de comprobación

• Tuesta al canjear, con un plazo de envío indicado en la tarjeta.
• Fecha de tueste impresa en la bolsa.
• Opciones de molienda como variantes de Shopify.
• Un descafeinado y un té sin cafeína en cada tramo.
• Un enlace de suscripción en la caja.
• Precios calculados sobre tu opción más cara.
• Un código de prueba canjeado y un paquete pesado.

Lecturas relacionadas

La visión general de la función está en la página de regalos corporativos. Un comercio que usa el flujo aparece en el caso de estudio de OnlyByGrace. Para ver cómo se comparan los códigos impresos con las tarjetas regalo y las cajas, lee códigos de regalo frente a cajas de regalo y tarjetas regalo, y para el calendario del Q4 consulta el manual de regalos corporativos para el Black Friday y la Navidad.

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